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PaperTask – Aufgabenmanagement für Teams

Feuer löschen. Nachtelefonieren. Rückfragen beantworten.
Abends noch „kurz das eine Thema" – und morgen wieder von vorne.

Wie lange willst du
noch im Dauer-
Reaktionsmodus arbeiten?

PaperTask bringt Struktur in dein Team – so einfach, dass es wirklich genutzt wird. Ein zentrales Board für klare Zuständigkeiten, sichtbare Aufgaben und weniger Rückfragen.

Weniger Rückfragen – dein Team sieht selbst, was zu tun ist
Klare Zuständigkeiten – statt „Ich dachte, du…"
Nichts geht verloren – auch wenn's stressig wird
Beratungsgespräch vereinbaren So funktioniert's
Unternehmer am Schreibtisch – gestresst vom Tagesgeschäft

Sofort startklar

Fast keine Einrichtung nötig

Für 3–25 Leute

Teams, nicht Einzelkämpfer

Das eigentliche Problem

Der Alltag ohne System

Du kennst das:

✕ Infos stehen in E-Mails, Aufgaben werden im Gespräch verteilt
✕ Anrufe kommen rein, wenn du keine Zeit hast. Notizen landen auf Zetteln, im Handy oder im Kopf.
✕ Eine Rückmeldung fehlt. Ein Schritt wurde nicht weitergegeben. Ein Auftrag läuft – aber keiner fühlt sich zuständig.

Nicht weil dein Team schlecht ist.
Sondern weil nichts zentral sichtbar ist.

Wenn es keine klare Struktur gibt, passiert automatisch das:
Du wirst zur Schaltzentrale. Du erinnerst. Du koordinierst. Du hältst alles zusammen.

Die Lösung

Was PaperTask verändert

Einfach und übersichtlich: Alles landet an einem Ort. PaperTask macht aus „irgendwo gemerkt" wieder klare Aufgaben.

Alles auf einen Blick

Was ist offen? Was ist als Nächstes dran? Wer ist zuständig? Was hängt? Du siehst es. Dein Team sieht es ebenfalls.

Weniger Zuruf, mehr Verbindlichkeit

Weniger Nachfragen. Klare Zuständigkeiten. Dein Team arbeitet eigenständig, weil alles sichtbar ist.

Kommunikation im Kontext

Nicht in 5 Kanälen. Nicht im Chat-Verlauf. Sondern direkt an der Aufgabe – dort, wo sie hingehört.

Sofort startklar

Ohne Setup-Marathon, ohne Schulungen, ohne Tool-Zoo. Vorkonfiguriert und morgen einsatzbereit.

Team arbeitet zusammen mit PaperTask

Teamwork

Nicht nur To-do-Liste

Für Teams gemacht

Nicht deine persönliche To-do-Liste.
Sondern euer gemeinsames System.

PaperTask ist ein gemeinsames System, in dem dein Team zusammenarbeitet – klar, sichtbar, verbindlich.

Aufgaben sind für die richtigen Personen sichtbar – Zuständigkeiten sind eindeutig.
Vertretung funktioniert – weil nichts in Köpfen verschwindet.
Du musst nicht mehr vermitteln oder erinnern.
Nie wieder vergessen

Anrufe & E-Mails werden Aufgaben

Ein Anruf geht ein, du bist im Termin. Eine E-Mail rutscht nach unten. Der Zettel liegt irgendwo. Genau hier greift PaperTask.

Verpasste Anrufe

werden als Aufgabe festgehalten

Voicemails

werden automatisch zur Rückruf-Aufgabe

E-Mails

werden zu Aufgaben – ohne Copy-Paste

Unterwegs per Sprache

ohne Tippen, ohne Selbst-Mailen

„Lege eine Aufgabe an: Kunde Müller zurückrufen – für Max."

Fertig. Ohne Tippen. Direkt da, wo es hingehört.

Zielgruppe

Für wen PaperTask gemacht ist

Handwerk & Servicebetriebe

3–25 Mitarbeitende

Wenn mehrere Aufträge parallel laufen und du nicht ständig hinterhertelefonieren willst. Wenn du jederzeit wissen willst: Was läuft? Was hängt? Was ist kritisch?

Kleine Dienstleister & Projektteams

Agenturen, IT, Planungsbüros, Beratung

Wenn Aufgaben in E-Mails verschwinden oder Zuständigkeiten unklar sind. PaperTask macht Projekte sichtbar und Zusammenarbeit verbindlich.

Nicht für: Konzerne mit komplexen IT-Strukturen, Unternehmen mit monatelangen Rollouts, oder Betriebe, die ein ERP ersetzen wollen.
PaperTask ist für Unternehmer, die schnell Klarheit wollen – ohne Komplexität.

So einfach geht's

So läuft's im Alltag

In 60 Sekunden – von Anruf bis Erledigung.

1

Ein Kunde ruft an, du bist unterwegs

PaperTask macht daraus automatisch eine Rückruf-Aufgabe (inkl. Voicemail-Info).

2

Du willst es direkt weitergeben

Du sprichst kurz ein: „Aufgabe: Müller zurückrufen – für Max."

3

Max sieht's sofort

Keine Nachfrage, kein Weiterleiten, kein Zettel.

4

Rückfragen? → Kommentar an der Aufgabe

Im Kontext. Nicht per Chat oder Zuruf.

5

Erledigt ✓

Status aktualisiert – du siehst's sofort, ohne nachzufassen.

Der Unterschied

Vorher vs. Nachher

Vorher: Reaktionsmodus

✕ Aufgaben werden „zwischen Tür und Angel" verteilt
✕ Rückfragen im Minutentakt
✕ Infos liegen in E-Mails, Zetteln, Köpfen
✕ Verantwortlichkeiten sind „gefühlt", nicht sichtbar
✕ Du bist der Flaschenhals

Nachher: Klarheit im Team

Jeder sieht, was zu tun ist – ohne nachzufragen
Zuständigkeiten sind klar – kein „Ich dachte, du…"
Kommunikation passiert direkt an der Aufgabe
Aufgaben gehen nicht verloren (auch nicht bei Stress)
Du führst wieder – statt alles zusammenzuhalten
Häufige Fragen

FAQ

„Schon wieder ein neues Tool?"

Verständlich. PaperTask ist nicht „noch eins", sondern das System, das eure Aufgaben sichtbar macht – damit nichts mehr untergeht und du nicht mehr alles zusammenhalten musst.

„Kostet die Einführung nicht ewig Zeit?"

Nein. PaperTask ist vorkonfiguriert und sofort nutzbar. Kein Board-Bauen, kein Setup-Projekt, kein Schulungsmarathon.

„Nutzt mein Team das wirklich?"

Genau dafür ist es gebaut: brutal einfach, klare Workflows, keine Spielerei.

„Wo ist die Kommunikation? Wir verlieren Infos ständig."

Kommunikation passiert direkt an Aufgaben und Projekten, im Kontext – nicht verteilt in Chats und Mails.

„Was passiert bei Krankheit oder Urlaub?"

Aufgaben sind sichtbar und übernehmbar. Vertretung funktioniert, ohne dass du alles neu erklären musst.

Support

Wir sind kein anonymer Softwareanbieter.

Wenn du startest, bekommst du Unterstützung über ein strukturiertes Support-System.

Klare Prozesse

Feste Ansprechpartner

Schnelle Hilfe

Lösungsorientiert

Lass uns schauen, wie dein Team in 14 Tagen spürbar ruhiger arbeitet.

Im Gespräch klären wir, wo Aufgaben heute verloren gehen – und wie PaperTask das sofort sichtbar macht.

Persönliches Beratungsgespräch vereinbaren