Wissen · E-Rechnung
E-Rechnungspflicht: Was gilt ab wann?
Empfangen seit 2025, ausstellen gestaffelt ab 2027 und 2028: Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Hier steht kompakt, was wann gilt – und warum ein E-Mail-Postfach allein den eigentlichen Aufwand nicht löst.
Stand: Juli 2026. Informationsseite, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die Fristen im Überblick
2025 → 2027 → 2028
- seit 2025
Empfangen ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Dafür reicht formal bereits ein E-Mail-Postfach – auch wenn du selbst noch keine E-Rechnungen versendest.
- bis Ende 2026
Übergang beim Versand
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B übergangsweise noch erlaubt, solange der Empfänger zustimmt.
- ab 2027
Ausstellungspflicht für größere Betriebe
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Betriebe haben noch ein Jahr länger Zeit.
- ab 2028
E-Rechnung für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B – unabhängig vom Umsatz.
Der Denkfehler
Empfangen reicht nicht – der Prozess dahinter entscheidet.
Ein E-Mail-Postfach erfüllt die Empfangspflicht formal. Aber damit ist im Betrieb nichts gewonnen: Die Rechnung liegt dann irgendwo im Postfach, neben Newslettern und Angeboten. Der eigentliche Aufwand – finden, prüfen, zuordnen, ablegen, übergeben – bleibt. Genau dieser Schritt entscheidet, ob die E-Rechnungspflicht für dich Mehrarbeit bedeutet oder kaum spürbar ist.
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Belege zentral sammeln, sortieren und übergabefertig machen – egal ob E-Rechnung, PDF oder Papier.
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Ehrlich gesagt: Ob eine eingehende Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Papier kommt – EMIL kümmert sich um den organisatorischen Weg drumherum: sammeln, einsortieren, Überblick behalten, übergeben. Welches Format bei dir hereinkommt und wie die Übergabe genau läuft, schauen wir uns im Erstgespräch konkret an.
Häufige Fragen
E-Rechnungspflicht – kurz erklärt
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt – ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle.
Reicht für den Empfang nicht einfach ein E-Mail-Postfach?
Formal ja – ein E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das betont auch das Bundesfinanzministerium. Die eigentliche Frage im Betrieb ist aber der Prozess dahinter: Wie kommen die Rechnungen sortiert, geprüft und übergabefertig in deinen Ablauf, statt im Postfach unterzugehen?
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach europäischer Norm (EN 16931) – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung, weil es nicht strukturiert auslesbar ist.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Die Empfangspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B, auch für Kleinunternehmer. Bei der Ausstellungspflicht gibt es Übergangsfristen. Für deine konkrete Situation ist dein Steuerberater die richtige Adresse – diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.
Was muss ich als kleiner Betrieb jetzt tun?
Sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen und im Betrieb sauber verarbeiten kannst. Der erste Schritt ist ein geordneter Rechnungseingang: Belege zentral sammeln, sortieren und übergabefertig machen – unabhängig davon, ob sie als E-Rechnung, PDF oder auf Papier hereinkommen.
Diese Seite fasst den Stand allgemein zusammen und wird gepflegt – ohne Gewähr auf Vollständigkeit. Für deinen konkreten Fall wende dich an deinen Steuerberater.
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